Nid oedd llyfrgelloedd Cyngor Sir Powys yn gallu parhau gyda’r cyfleuster archebu llyfrau trwy Gatalog y Llyfrgell yn ystod y pandemig.  A different system was urgently needed to allow customers to request ‘book collections’ to be picked up from selected libraries or delivered to their door, the council came up with the Library Order and Collect Service. Roedd angen system wahanol ar unwaith i alluogi cwsmeriaid i wneud cais i ‘gasglu llyfrau’ o lyfrgelloedd penodol neu eu cludo at eu drws, mae’r cyngor wedi dod i fyny gyda’r system Gwasanaeth Archebu a Chasglu Llyfrgell.

The council worked with the Library Service to develop a customer centred process which involves a customer facing web form triggering automatic workflow and emails to appropriate library locations. Mae’r cyngor wedi gweithio gyda’r Gwasanaeth Llyfrgelloedd i ddatblygu proses sy’n canolbwyntio ar y cwsmer ac sy’n cynnwys ffurflen sy’n ymwneud yn uniongyrchol â’r cwsmeriaid gan sbarduno llif gwaith ac e-byst yn awtomatig i’r llyfrgelloedd priodol. Mae’r cyngor hefyd wedi datblygu rhyngwyneb gweinyddol lle gall staff Llyfrgelloedd weld y ceisiadau a dewis dyddiad pan fydd y llyfrau ar gael i’w casglu. Mae’r weithred yn sbarduno’r system i anfon neges e-bost at y cwsmer yn awtomatig i’w hysbysu nhw. Yna ma staff y llyfrgell yn dod â chasgliad o lyfrau ynghyd sy’n ateb gofynion y cwsmeriaid ac yn eu gadael yn barod i’w casglu ar y dyddiad a gynghorwyd.  

Mae yna hefyd fersiwn ‘gwasanaeth a gynorthwyir’ o’r uchod wedi’i ddatblygu i gwsmeriaid a fyddai’n well ganddynt gyfathrebu dros y ffôn. Mae’n defnyddio’r un broses o ddefnyddio ffurflenni fel y fersiwn hunan-wasanaeth ond gyda’r holl gyfathrebu yn cael ei wneud dros y ffôn.